Mulți dintre clienții noștri vin la noi știind că EPR li se aplică — dar fără să știe ce anume îi așteaptă. Acest articol vă poartă prin întregul proces, de la semnarea contractului, trecând prin prima declarație, până la factura MOHU, ca să știți dinainte ce este nevoie și când, și de ce ne ocupăm noi în numele vostru.
- Înregistrarea are loc în două sisteme: sistemul OKIR (unde se depun declarațiile) și Portalul de Parteneri MOHU (de unde vin facturile).
- Ca să acționăm pentru voi avem nevoie de o împuternicire, semnată de mână cu ștampila companiei; aprobarea ei aduce identificatorul vostru de client de mediu (KÜJ), după care putem raporta.
- Autoritatea așteaptă evidențe detaliate — ambalajul de produs și ambalajul de transport separat, fiecare cu propriul cod — păstrate timp de 5 ani.
- Declarațiile se depun trimestrial, până în data de 20 a lunii următoare fiecărui trimestru (20 aprilie / 20 iulie / 20 octombrie / 20 ianuarie).
- Aveți doar două sarcini: semnați împuternicirea și trimiteți datele la timp folosind șablonul nostru. Restul facem noi.
1. Semnarea contractului
Dacă ne alegeți și acceptați oferta noastră, încheiem mai întâi un contract — fie un contract de prestări servicii, fie un acord de cooperare. Indiferent de varianta aleasă, acesta este cel care pune în mișcare munca propriu-zisă.
2. Înregistrarea — două portaluri
EPR necesită înregistrarea în două sisteme separate, care servesc unor scopuri diferite:
- OKIR — sistemul autorității. Aici depunem declarațiile.
- Portalul de Parteneri MOHU — portalul concesionarului. De aici vin facturile.
2.1 OKIR — sistemul autorității
a) Crearea împuternicirii. Ca să acționăm în numele vostru este necesară o împuternicire. Nu este un șablon descărcabil: o generăm individual pentru fiecare client în poarta OKIR. Pentru aceasta avem nevoie de denumirea, țara și adresa companiei. Vă trimitem documentul completat împreună cu un link prin care ne încărcați înapoi copia semnată.
Important: împuternicirea poate fi semnată doar de mână, iar o ștampilă a companiei este de asemenea necesară; fără ștampilă, autoritatea o respinge în majoritatea cazurilor. Excepția este un întreprinzător individual care nu folosește ștampilă — în locul ei se solicită de obicei un specimen de semnătură.
b) Evaluarea. Autoritatea decide dacă aprobă împuternicirea, de regulă în 3 zile lucrătoare de la primirea copiei semnate. Aprobarea este crucială pentru că ea conține Identificatorul de Client de Mediu (KÜJ) al companiei — odată ce avem un KÜJ, putem raporta date către autoritate.
c) Înscrierea sub incidența EPR. Cu KÜJ-ul obținut, compania este înscrisă sub Răspunderea Extinsă a Producătorului (un formular online care nu necesită semnare). Aici sunt necesare datele detaliate: codul fiscal, exact ce produse vindeți — adică ce fluxuri de material EPR se aplică — și de la ce dată vindeți în Ungaria. Fluxurile pot fi modificate ulterior oricând. Până când această înscriere nu este realizată, nu se poate depune nicio declarație. Dacă vindeți deja fără o înregistrare, declarațiile pot fi depuse și retroactiv.
2.2 Portalul de Parteneri MOHU
Înregistrarea la MOHU se face manual: ne autentificăm și înregistrăm compania. Pentru o companie străină sunt necesare două documente: un extras de registrul comerțului și un document bancar care arată denumirea și adresa companiei (nu trebuie să fie vizibil niciun sold sau tranzacții — doar verifică denumirea și adresa). Sistemul nu trimite nicio confirmare; doar un ecran confirmă înregistrarea, pe care vi-l putem trimite la cerere. Aprobarea durează de obicei aproximativ o săptămână. După aceea nu se mai întâmplă nimic aici — acesta este pur și simplu locul unde primim facturile.
3. Evidențele — aici se decide totul
Odată ce înregistrările sunt puse la punct, trebuie ținute evidențe, iar declarația este pregătită pe baza lor. Acesta este punctul pe care majoritatea oamenilor îl subestimează. Autoritatea maghiară nu așteaptă o singură cifră precum „100 kg de plastic” — trebuie ținute evidențe detaliate (pe care le pregătim din datele pe care ni le furnizați).
Nu este suficient să spuneți „ambalaj”: trebuie să fie clar dacă este ambalaj de transport sau ambalajul propriu al produsului, pentru că acestea au coduri separate — iar acesta este un punct de verificare încrucișată pentru autoritate. De exemplu, dacă cineva expediază o periuță de dinți electrică în Ungaria, aceste articole trebuie să apară separat:
| Articol | Ce este? |
|---|---|
| periuța de dinți electrică | electronice — greutatea produsului în sine |
| cutia produsului | ambalaj de produs |
| folia de pe cutia produsului | ambalaj de produs |
| cutia de carton folosită la expediere | ambalaj de transport |
| banda adezivă care sigilează cutia | ambalaj de transport |
| eticheta de expediere | ambalaj de transport |
Ca să nu vă bateți capul, primiți de la noi un fișier șablon și un tutorial video, din care puteți asambla ușor datele necesare. Noi pregătim evidențele și vi le trimitem înapoi. Aceste evidențe trebuie păstrate timp de 5 ani.
4. Declarația și termenele
Pe baza evidențelor, pregătim și depunem declarația. Declarațiile trebuie depuse trimestrial, până în data de 20 a lunii următoare trimestrului:
| Trimestru | Termen de depunere |
|---|---|
| Q1 | 20 aprilie |
| Q2 | 20 iulie |
| Q3 | 20 octombrie |
| Q4 | 20 ianuarie |
Ca să putem depune până în data de 20 într-un ritm liniștit, vă cerem datele până în data de 10 — lăsând timp pentru a clarifica ce este nevoie.
5. Factura MOHU
Factura pentru răspunderea extinsă a producătorului este emisă de MOHU după declarație. Nu se întâmplă pentru fiecare client în același timp — ordinea este imprevizibilă și în afara controlului nostru. De îndată ce factura este gata, o descărcăm și v-o trimitem. (Factura MOHU trebuie plătită în 15 zile de la primire.)
Rezumat — cine ce face?
| Pas | Cine se ocupă? |
|---|---|
| Semnarea contractului | împreună |
| Generarea împuternicirii OKIR | noi |
| Semnarea împuternicirii (de mână + ștampilă) | voi |
| Încărcarea ei; evaluarea de către autoritate | noi |
| Înscrierea sub incidența EPR | noi |
| Înregistrarea la MOHU | noi (voi trimiteți documentele) |
| Furnizarea datelor (conform șablonului, până în data de 10) | voi |
| Pregătirea evidențelor | noi |
| Depunerea declarației (până în data de 20) | noi |
| Transmiterea facturii MOHU | noi |
După cum vedeți, aveți doar două sarcini: semnați împuternicirea și trimiteți-ne datele la timp folosind șablonul. De rest ne ocupăm noi.
Întrebări frecvente
Cât durează înregistrarea EPR în Ungaria?
Autoritatea evaluează de obicei împuternicirea în aproximativ 3 zile lucrătoare, iar aprobarea înregistrării la MOHU durează în jur de o săptămână. După înscrierea sub incidența EPR, se pot depune declarațiile.
Ce documente îi trebuie unei companii străine pentru înregistrarea la MOHU?
Două: un extras de registrul comerțului și un document bancar care arată denumirea și adresa companiei. Nu trebuie să fie vizibile solduri sau tranzacții — documentul bancar verifică doar denumirea și adresa.
Care sunt termenele de raportare EPR?
Declarațiile se depun trimestrial, până în data de 20 a lunii următoare fiecărui trimestru: 20 aprilie (Q1), 20 iulie (Q2), 20 octombrie (Q3) și 20 ianuarie (Q4).
Mă mai pot înregistra dacă vindeam deja în Ungaria?
Da. Declarațiile pot fi depuse retroactiv, așa că perioadele trecute pot fi reconciliate după înregistrare. Cel mai bine este să reglementați acest lucru cât mai devreme posibil.
Cât timp trebuie păstrate evidențele EPR?
Evidențele produselor introduse pe piață trebuie păstrate timp de 5 ani, în formă detaliată, cu ambalajul de produs și ambalajul de transport înregistrate separat.