Wielu naszych klientów zgłasza się do nas, wiedząc, że EPR ich dotyczy — ale nie wiedząc, co dokładnie ich czeka. Ten artykuł prowadzi Cię przez cały proces, od podpisania umowy przez pierwszą deklarację aż po fakturę MOHU, abyś z wyprzedzeniem wiedział, co i kiedy jest potrzebne oraz czym zajmujemy się w Twoim imieniu.
- Rejestracja odbywa się w dwóch systemach: systemie OKIR (gdzie składa się deklaracje) oraz Portalu Partnerskim MOHU (skąd pochodzą faktury).
- Aby działać w Twoim imieniu, potrzebujemy pełnomocnictwa, podpisanego odręcznie z pieczątką firmową; jego zatwierdzenie dostarcza Twój środowiskowy identyfikator klienta (KÜJ), po czym możemy raportować.
- Organ oczekuje ewidencji pozycyjnej — opakowania produktowe i opakowania transportowe osobno, każde z własnym kodem — przechowywanej przez 5 lat.
- Deklaracje składa się kwartalnie, do 20. dnia miesiąca po każdym kwartale (20 kwietnia / 20 lipca / 20 października / 20 stycznia).
- Masz tylko dwa zadania: podpisać pełnomocnictwo i przesłać dane na czas przy użyciu naszego szablonu. Resztą zajmujemy się my.
1. Podpisanie umowy
Jeśli wybierzesz nas i zaakceptujesz naszą ofertę, najpierw zawieramy umowę — albo umowę o świadczenie usług, albo umowę o współpracy. Niezależnie od wybranej drogi to właśnie ona uruchamia faktyczną pracę.
2. Rejestracja — dwa portale
EPR wymaga rejestracji w dwóch osobnych systemach, które służą różnym celom:
- OKIR — system organu. To tutaj składamy deklaracje.
- Portal Partnerski MOHU — portal koncesjonariusza. To stąd pochodzą faktury.
2.1 OKIR — system organu
a) Utworzenie pełnomocnictwa. Abyśmy mogli działać w Twoim imieniu, wymagane jest pełnomocnictwo. Nie jest to szablon do pobrania: generujemy je indywidualnie dla każdego klienta w bramie OKIR. Do tego potrzebujemy nazwy, kraju i adresu firmy. Wysyłamy Ci wypełniony dokument wraz z linkiem, przez który prześlesz nam z powrotem podpisany egzemplarz.
Ważne: pełnomocnictwo można podpisać wyłącznie odręcznie i wymagana jest również pieczątka firmowa; bez pieczątki organ w większości przypadków je odrzuca. Wyjątkiem jest jednoosobowy przedsiębiorca, który nie używa pieczątki — zwykle zamiast niej wymagany jest wzór podpisu.
b) Ocena. Organ decyduje, czy zatwierdzić pełnomocnictwo, zwykle w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania podpisanego egzemplarza. Zatwierdzenie jest kluczowe, ponieważ zawiera środowiskowy identyfikator klienta (KÜJ) firmy — gdy mamy KÜJ, możemy raportować dane do organu.
c) Zgłoszenie do zakresu EPR. Mając KÜJ, firma zostaje zgłoszona do Rozszerzonej Odpowiedzialności Producenta (formularz online, który nie wymaga podpisu). Tutaj potrzebne są szczegółowe dane: numer podatkowy, dokładnie jakie produkty sprzedajesz — czyli które strumienie materiałowe EPR mają zastosowanie — oraz od jakiej daty sprzedajesz na Węgrzech. Strumienie można później w dowolnym momencie zmieniać. Dopóki to zgłoszenie nie jest dokonane, nie można złożyć żadnej deklaracji. Jeśli już sprzedajesz bez rejestracji, deklaracje można również złożyć wstecznie.
2.2 Portal Partnerski MOHU
Rejestracja w MOHU odbywa się ręcznie: logujemy się i rejestrujemy firmę. Dla firmy zagranicznej potrzebne są dwa dokumenty: wypis z rejestru firmy oraz dokument bankowy wskazujący nazwę i adres firmy (nie musi być widoczne saldo ani transakcje — służy on tylko potwierdzeniu nazwy i adresu). System nie wysyła żadnego potwierdzenia; rejestrację potwierdza jedynie ekran, który na życzenie możemy Ci przesłać. Zatwierdzenie trwa zwykle około tygodnia. Potem nic więcej się tutaj nie dzieje — to wyłącznie miejsce, w którym otrzymujemy faktury.
3. Ewidencja — tu rozstrzyga się wszystko
Gdy rejestracje są już gotowe, trzeba prowadzić ewidencję, a deklarację przygotowuje się na jej podstawie. To moment, który większość osób niedocenia. Węgierski organ nie oczekuje pojedynczej wartości typu "100 kg plastiku" — trzeba prowadzić ewidencję pozycyjną (którą przygotowujemy na podstawie danych, które nam dostarczasz).
Nie wystarczy powiedzieć "opakowanie": musi być jasne, czy jest to opakowanie transportowe czy własne opakowanie produktu, ponieważ mają one osobne kody — i jest to punkt kontrolny dla organu. Na przykład jeśli ktoś wysyła na Węgry elektryczną szczoteczkę do zębów, te pozycje muszą pojawić się osobno:
| Pozycja | Co to jest? |
|---|---|
| elektryczna szczoteczka do zębów | elektronika — waga samego produktu |
| pudełko produktu | opakowanie produktowe |
| folia na pudełku produktu | opakowanie produktowe |
| karton użyty do wysyłki | opakowanie transportowe |
| taśma klejąca zamykająca karton | opakowanie transportowe |
| etykieta wysyłkowa | opakowanie transportowe |
Aby nie przyprawiało to o ból głowy, otrzymujesz od nas plik szablonu i wideo instruktażowe, na podstawie których łatwo złożysz wymagane dane. My przygotowujemy ewidencję i odsyłamy ją do Ciebie. Ewidencję tę trzeba przechowywać przez 5 lat.
4. Deklaracja i terminy
Na podstawie ewidencji przygotowujemy i składamy deklarację. Deklaracje trzeba składać kwartalnie, do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale:
| Kwartał | Termin złożenia |
|---|---|
| Q1 | 20 kwietnia |
| Q2 | 20 lipca |
| Q3 | 20 października |
| Q4 | 20 stycznia |
Abyśmy mogli złożyć deklarację do 20. spokojnym tempem, prosimy o Twoje dane do 10. — pozostawiając czas na wyjaśnienie tego, co tego wymaga.
5. Faktura MOHU
Faktura za rozszerzoną odpowiedzialność producenta jest wystawiana przez MOHU po złożeniu deklaracji. Nie następuje to dla każdego klienta w tym samym czasie — kolejność jest nieprzewidywalna i poza naszą kontrolą. Gdy tylko faktura jest gotowa, pobieramy ją i przesyłamy Tobie. (Fakturę MOHU trzeba opłacić w ciągu 15 dni od otrzymania.)
Podsumowanie — kto co robi?
| Krok | Kto się tym zajmuje? |
|---|---|
| Podpisanie umowy | wspólnie |
| Wygenerowanie pełnomocnictwa OKIR | my |
| Podpisanie pełnomocnictwa (odręcznie + pieczątka) | Ty |
| Przesłanie go; ocena przez organ | my |
| Zgłoszenie do zakresu EPR | my |
| Rejestracja MOHU | my (Ty przesyłasz dokumenty) |
| Dostarczenie danych (wg szablonu, do 10.) | Ty |
| Przygotowanie ewidencji | my |
| Złożenie deklaracji (do 20.) | my |
| Przekazanie faktury MOHU | my |
Jak widać, masz tylko dwa zadania: podpisać pełnomocnictwo i przesłać nam dane na czas przy użyciu szablonu. Resztą zajmujemy się my.
Najczęstsze pytania
Jak długo trwa rejestracja EPR na Węgrzech?
Organ zwykle ocenia pełnomocnictwo w ciągu około 3 dni roboczych, a zatwierdzenie rejestracji MOHU trwa mniej więcej tydzień. Po zgłoszeniu do zakresu EPR można składać deklaracje.
Jakich dokumentów potrzebuje firma zagraniczna do rejestracji MOHU?
Dwóch: wypisu z rejestru firmy oraz dokumentu bankowego wskazującego nazwę i adres firmy. Nie muszą być widoczne salda ani transakcje — dokument bankowy potwierdza jedynie nazwę i adres.
Jakie są terminy sprawozdawczości EPR?
Deklaracje składa się kwartalnie, do 20. dnia miesiąca po każdym kwartale: 20 kwietnia (Q1), 20 lipca (Q2), 20 października (Q3) i 20 stycznia (Q4).
Czy mogę się jeszcze zarejestrować, jeśli już sprzedaję na Węgry?
Tak. Deklaracje można składać wstecznie, więc minione okresy można rozliczyć po rejestracji. Najlepiej uregulować to jak najwcześniej.
Jak długo trzeba przechowywać ewidencję EPR?
Ewidencję produktów wprowadzonych na rynek trzeba przechowywać przez 5 lat, w formie pozycyjnej, z opakowaniami produktowymi i opakowaniami transportowymi ujętymi osobno.